Persiapan Event Organizer Pantas Kelompok Event

Setelah Anda mengenal hal umum penting yang perlu dipandang dalam mengadakan sebuah event, langkah berikutnya adalah mengenal spot berat perbedaan persiapan di tiap-tiap golongan event. Tentunya dengan konsisten menggunakan langkah umum yang telah dipaparkan di atas. Berikut dijelaskan hal-hal paling penting dalam mengadakan event sesuai dengan 5 golongan event:

 

1. Seminar, Konferensi, atau Pelatihan

Event yang sedang Anda kerjakan adalah event seminar, konferensi, atau pelatihan? Maka hal paling penting yang wajib menjadi persiapan event organizer adalah pembicara, pemateri dan logistik untuk pihak-pihak yang hadir. Logistik yang dimaksud adalah makanan, ruangan dan souvenir.

Makanan wajib disesuaikan dapat berupa snack saja atau dapat makanan berat jikalau event melalui jam makan siang / malam. Ruangan wajib sesuai untuk aktivitas pembelajaran karena seminar dan pelatihan adalah event pembelajaran dan pembicaraan untuk transfer dan berbagi ilmu. Souvenir yang disediakan wajib menunjang proses seminar dan pelatihan seperti seminar kit dengan isian goodie bag yang berisi ransel dan alat tulis.

Tas berupa ransel goodie bag, ransel atau selempang dapat diaplikasikan peserta untuk membawa barang bawaannya. Alat tulis berupa buku rencana atau notes dan bolpoin dapat diaplikasikan peserta untuk mencatat hal-hal penting dalam proses seminar atau pelatihan.

 

2. Incentive Event (Family Gathering atau Rewarding Event)

Banyak perusahaan atau instansi yang mengadakan incentive event. Wujudnya dapat berupa family gathering, rewarding event atau event sejenis. Tujuan acara adalah untuk kancah silaturahmi atau pemberian penghargaan kepada para karyawan. Hal paling penting yang wajib dipandang di persiapan event organizer adalah konsep acara, ruangan dan logistik yang berkesan.

Konsep wajib dapat mempersembahkan suasana yang emosionil karena adalah perpaduan antara acara formal dan kekeluargaan. Ruangan wajib nyaman karena peserta akan membawa keluarga. Logistik berupa makanan dan souvenir wajib disediakan sebaik mungkin. Makanan wajib sesuai dengan keperluan keluarga dan souvenir wajib berkesan serta jikalau memungkinkan dapat dibuatkan souvenir eksklusif sesuai tema acara, misal dikala acara diselenggarakan dikala pergantian tahun souvenir dapat meliputi paket kalender berisi sampul kalender dengan isian sebagian lembar, rencana, serta bolpoin premium yang dapat memberikan kesan mendalam bagi peserta.

 

3. Exhibition (Pameran)

Persiapan event organizer yang paling penting yang wajib dipandang dalam mengadakan pameran adalah koordinasi vendor (logistik) dan manajemen tenant. Vendor logistik yang menyediakan dekorasi, meja, ruangan wajib dipastikan dengan baik supaya tenant dapat melaksanakan pameran dengan optimal. Manajemen tenant yang dimaksud adalah mengkoordinasi tenant pengisi stand pameran supaya dapat menyuguhkan pameran yang menarik untuk memamerkan hasil karya atau mempromosikan produk-produk terkini.

 

4. Meeting

Rapat atau meeting dapat menjadi event yang amat penting bagi petinggi-petinggi perusahaan atau instansi. Apalagi jikalau melibatkan stakeholders terkait atau banyak perusahaan / instansi yang berbeda.

Hal yang wajib dipandang pada persiapan event organizer adalah koordinasi vendor terutamanya ruangan beserta fasilitasnya, makanan dan souvenir. Ruangan dan fasilitasnya wajib menunjang untuk aktivitas pembicaraan dan presentasi. Makanan terbaik dan souvenir eksklusif disediakan supaya acara terkesan eksklusif dan dikenang dengan baik.

 

5. Event Hiburan

Acara hiburan seperti pentas seni atau konser dapat dikatakan acara yang amat rumit sehingga persiapannya juga panjang. Di luar internal persiapan event organizer, hal paling penting yang wajib dipandang adalah media promosi yang baik. Manajemen promosi dan penjualan karcis amat penting demi menunjang kesuksesan acara karena sebagus apapun acara hiburan jikalau yang hadir sedikit karenanya acara akan terkesan buruk.

 

Baca juga: Cari Peralatan dan tempat Sewa Tenda Jakarta Untuk Event

 

Perlu diingat bahwa membuat acara yang berhasil tak hanya dikala acara berlangsung saja melainkan lebih jauh dikala perencanaan dan persiapan event organizer yang matang dengan kerja sama tim yang baik. Sekiranya siap untuk menyukseskan event? Terapkan 8 hal penting di atas dan sesuaikan dengan 5 golongan event yang sesuai dengan event yang akan dilaksanakan.

Padahal Anda dapat melaksanakan semua hal penting hal yang demikian dengan baik kemungkinan besar event yang Anda buat dapat terlaksana dengan baik. Sekiranya Anda tak dapat memastikan hasil event yang terbaik melainkan Anda dapat memastikan bahwa rencana dan eksekusi telah dilaksanakan dengan usaha yang terbaik. Semoga tulisan ini dapat membantu dan menjadi referensi bagi Anda yang akan mengadakan event dan sedang mempersiapkannya.

Padahal Anda memerlukan vendor souvenir atau seminar kit terpercaya, Anda dapat mengorder online melalui paketseminar.com. Kami, di bawah Siaga Souvenir & Merchandise (sekarang Souvia), berpengalaman sejak tahun 2012 menyediakan souvenir dan seminar kit bagi ratusan Instansi di semua Indonesia. Silahkan lihat produk kami di tautan ini dan klik tombol di bawah untuk mengorder.